Resguardo de la información valiosa, reutilización a futuro y selectividad de documentos son algunos de los motivos para practicar la preservación digital.
En el marco del Día Mundial de la Preservación Digital (2 de noviembre), Diego Marsili, director de tecnología de Addoc –compañía argentina líder en soluciones integrales de guarda de documentos, bienes y gestión de la información de manera inteligente– explica por qué es importante cuidar la conservación de los contenidos digitales y cuáles son sus beneficios para las empresas.
¿Qué es la preservación digital?
Según la Coalición para la Preservación Digital (DPC por sus siglas en inglés), la preservación digital refiere a la serie de actividades necesarias para garantizar el acceso continuo a los materiales digitales durante el tiempo que sea necesario, más allá de la falla de los medios de comunicación o del cambio tecnológico y organizativo[1].
Actualmente, la información digital cumple un rol clave en todos los ámbitos de la sociedad. En el mercado, las empresas crean y guardan sus documentos en formato digital con el fin de poder acceder a ellos cuando lo requieran. Sin embargo, los archivos digitales dependen de un hardware que los reserve, ejecute y vuelva legibles, algo complejo en un mundo donde las novedades tecnológicas son efímeras a causa de su rápida evolución.
“El rápido avance de la tecnología va dejando obsoletos los softwares o hardwares encargados de visualizar los contenidos digitales. Por eso, desarrollar prácticas para mantener vivo el material digital es fundamental”, asegura Diego Marsili.
3 Razones para cuidar la preservación digital
1.Protección de la información valiosa
Las personas producimos diariamente gran cantidad de contenido digital: fotos, videos, e-mails y documentos laborales, entre otros. Algunos de ellos son momentáneos, pero otros tienen valor a largo plazo. La preservación digital es necesaria para proteger y conservar en buen estado la información valiosa, porque evita que se pierda y se vuelva ilegible en el futuro.
Marsili explica que almacenan “grandes volúmenes de datos digitales en repositorios de almacenamiento controlados que garantizan su integridad y seguridad”. Además, agrega que cuentan con “réplicas en tiempo real de la información y esquemas de backup que permiten retener versiones de todos los contenidos almacenados”.
El director de tecnología de Addoc hace hincapié en que “los equipamientos cuentan con soporte oficial de los fabricantes, lo que asegura la vigencia en el ciclo de vida de los componentes de hardware para poder evitar la obsolescencia, que es uno de los principales problemas a enfrentar para garantizar la preservación digital”.
También menciona que disponen de “servicios de cintoteca, contenedores especialmente diseñados para preservar la intangibilidad de los medios magnéticos y ópticos confiados en custodia”.
La empresa también cuenta con auditorías anuales certificadas de estándar internacional ISO 27001:2015, que revisan y evalúan los controles de seguridad para la garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos.
2.Acceso, difusión y reutilización de los contenidos digitales
La preservación de contenidos digitales permite acceder al material en cualquier momento y difundirlo de forma fácil, rápida e incluso masiva a las futuras generaciones o, en el caso de una compañía, a sus nuevos colaboradores.
Marsili comenta que los datos se pueden ubicar ágilmente a partir de diferentes técnicas de clasificación e indexación: “En Addoc ofrecemos diversos softwares de gestión documental que posibilitan democratizar la información y trabajar los archivos digitales de forma ágil, confiable y flexible, automatizando también flujos de trabajo e integrándolos a los ecosistemas de cada cliente”.
3.Ordenamiento y selectividad de la información
Según el informe de tendencias de datos e inteligencia artificial (IA) del 2023 de Google Cloud, en la actualidad el 77% de las organizaciones buscan mejorar su capacidad para clasificar la información y reforzar la seguridad de los datos y los controles de privacidad[2].
La preservación digital incentiva la selectividad de la información corporativa. Las empresas necesitan revisar sus documentos para elegir qué es imprescindible guardar y qué se puede descartar.
Marsili sostiene que en Addoc “el ciclo de vida de la información preservada puede estar acordado con los clientes, cumpliendo con las regulaciones nacionales que imponen un tiempo de validez de la documentación”.
Hace más de una década Addoc brinda soluciones en tecnologías de la información para la guarda, gestión y administración de documentos de manera inteligente. Actualmente posee una sede en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y plantas en Florencio Varela, La Plata, Pilar y Córdoba. Además, aporta el Know How en plantas ubicadas en Formosa y Salta. Para más información ingresar en addoc.com
